In totaal telt HAMUD 10 deelnemers: 5 uit Gelderland en 5 uit Overijssel. Naast de kennissessies hebben deelnemers de mogelijkheid om lokaal ondersteund te worden door Rijnbrink op het gebied van datavraagstukken. Dieuwke de Goede, Programmamanager Jeugd & Educatie bij Bibliotheek Kampen, is één van de deelnemers van HAMUD en heeft gebruik gemaakt van de lokale ondersteuning. Zij vond de huidige vorm van subsidieverantwoording niet meer aansluiten bij de mogelijkheden die er zijn en de ambitie van Bibliotheek Kampen. De beschikbare data en meetinstrumenten konden volgens haar veel beter benut worden en de verantwoording meer beeldend en impactgericht.
In een werksessie met Rob de Bie en Modai van Aken (Rijnbrink) is ze aan de slag gegaan met het beter, slimmer en anders neerzetten van verantwoordingen. Dit leverde interessante inzichten op, ook voor andere Bibliotheken. Daarom is er besloten om de inzichten en aanbevelingen te bundelen in een publicatie met tips en tricks en een infographic als voorbeeld van een visuele weergave. Naar aanleiding van de werksessie praatten we door met Dieuwke over het belang van het gebruik van data, wat het oplevert en welke wens ze voor de toekomst heeft.
Behoefte aan meer
Dieuwke zag hoe vanuit Bibliotheek Kampen subsidieverantwoordingen bestonden uit veel tekst, gecombineerd met enkele basiscijfers “Totaal niet aantrekkelijk. Wie gaat dat lezen? En wat zegt dat nou eigenlijk over wat we doen als Bibliotheek en de impact die we maken? We hebben binnen de Bibliotheek de beschikking over zoveel data. Mooie rapportages en inzichten. Ik zag veel mogelijkheden en kansen om deze structureel in te zetten. Niet alleen binnen de Bibliotheek, maar ook daarbuiten, in gesprekken met partners.”
Tijdens de werksessie met Rijnbrink werd een inhoudelijke verantwoording van de Gemeentelijk Onderwijsachterstandbeleid-gelden van de Bibliotheek Kampen onder de loep genomen. “De gemeente vraagt van ons met name basale cijfers die vooral gaan over bereik en aantallen. Daaromheen probeerde ik elk jaar het verhaal achter onze programma’s en activiteiten te beschrijven. Ik wilde graag meer doen met data en verantwoordingen meer beeldend en impactgericht vormgeven, bijvoorbeeld door middel van een infographic.” Door in te zetten op één duidelijk, visueel aantrekkelijk en allesomvattend impactbestand, heb je aan dat ene document genoeg voor bijvoorbeeld zowel de gemeentelijke verantwoording, een intern verslag als het jaarverslag. Je hoeft niet meer op verschillende momenten hetzelfde te verantwoorden, op een andere manier. “De samenwerking met Rijnbrink tijdens de werksessie en daarna heb ik als prettig ervaren,” zegt Dieuwke. “Het is fijn dat iemand van buiten de lokale organisatie met je meedenkt en kritische vragen stelt. Zo beland je zelf ook in een kritische modus en kun je keuzes maken.”
Investering
Het lijkt misschien een hele klus, het opzetten van een dergelijke verantwoording die verder gaat dan de outputcijfers en een begeleidende tekst. Maar uiteindelijk bespaar je juist tijd door je zaken goed op orde te hebben. “Als je iets hebt wat goed in elkaar zit, een goede opbouw heeft en visueel aantrekkelijk is, dan voer je de gesprekken intern en extern veel gemakkelijker. En dat bespaart je uiteindelijk tijd,” zegt Dieuwke, “Wat je ziet is dat sommige gemeenten in onze provincie en daarbuiten zich nog niet zo zeer verdiepen in impactmeting. Ze vragen naar wat cijfers en vinden de verantwoording dan vaak voldoende. Wij kunnen laten zien dat het anders kan en wat dat oplevert. We hebben (gezamenlijk) de kennis in huis en kunnen ons hiermee als professionele partner profileren. En bovendien wil je natuurlijk de belangrijke stakeholders enthousiast en gemotiveerd houden. Het is belangrijk dat zij het verhaal van de Bibliotheek snappen en de meerwaarde zien.”
Klein beginnen en samen optrekken
Zelf aan de slag met datageïnformeerd en impactgericht werken? Dieuwke adviseert om klein te beginnen. “Maak het niet meteen te groot. Durf klein te beginnen en te ervaren wat het oplevert. Je ziet de effecten van je inspanning en hoe mensen erop reageren. Hopelijk motiveert dat voor de volgende stap. En laten we het samen doen!,” voegt ze toe. “Uiteindelijk hebben we als Bibliotheek dezelfde maatschappelijke opgave en lopen we tegen vergelijkbare uitdagingen aan. Laten we kijken welke aanknopingspunten er zijn en dan de gezamenlijke energie gebruiken om elkaar te helpen. Dit werkt ook als stok achter de deur. Samen kom je verder en houd je de motivatie erin.”
Datageïnformeerd en impactgericht werken in ons DNA
“In mijn droombeeld is datageïnformeerd en impactgericht werken verweven in de manier waarop we binnen de Bibliotheek werken. Ik ben van de integrale aanpak”, vertelt Dieuwke, “Ik vind dat deze manier van werken onderdeel moet worden van onszelf als Bibliotheekmedewerkers. Het moet door onze aderen stromen. In de gesprekken en structuren, zowel binnen de organisatie als in gesprekken met partners en opdrachtgevers, moet deze manier van denken en presenteren terugkomen.”
Ook aan de slag?
Benieuwd hoe je binnen jouw Bibliotheek handen en voeten kunt geven aan datageïnformeerd en impactgericht werken? Bekijk hier de publicatie of neem contact op met Modai van Aken of Rob de Bie.
Wil je meer weten over het HAMUD–project of jezelf aanmelden? Ook hiervoor kun je contact opnemen met bovengenoemde personen.
