‘De certificering van Digitaalhuis Wageningen was een hele klus, maar ik had het niet willen missen’, besluit Liz Spit haar verhaal. ‘Het heeft zowel de organisatie als mij persoonlijk veel opgeleverd. Als organisatie weten we nu beter wat onze concrete verbeterpunten zijn en als professional heb ik er ook veel van geleerd.’
Vier jaar na de start van Digitaalhuis Wageningen is het zover. Als tweede in de rij is het gecertificeerd. Waarom was deze certificering zo belangrijk voor de bibliotheek om dit arbeidsintensieve traject te doorlopen? Hoe is het gegaan? En wat heeft het de organisatie en de medewerkers gebracht? Liz Spit, coördinator Digitaalhuis bij de bblthk, blikt terug en geeft een inkijkje in het proces en de uiteindelijke resultaten.
Zure appel
‘Uiteindelijk moet je deze klus een keer klaren’, vertelt Liz, ‘en dan kun je maar beter snel door de zure appel heen bijten. Je wéét dat het veel werk is – en dat ís het ook – maar als je er eenmaal in zit blijkt pas echt hoeveel. Je moet namelijk alles, iedere norm – en er zijn er zeven! - kunnen bewijzen. Dat valt behoorlijk tegen. Dan blijkt bijvoorbeeld dat documenten aan een update toe zijn of dat processen niet zijn beschreven. En moet je ter plekke nog even een procesbeschrijving opstellen. En’, voegt ze met een brede glimlach om de lippen eraan toe, ‘vroeger was het al moeilijk om je weg te vinden in het papieren archief. Nou, die digitale archieven maken het nog veel ingewikkelder.’
Sparringpartner en toetssteen
De bblthk hoefde de klus niet alleen te klaren. Zij heeft zich op een aantal fronten door een externe partij laten begeleiden. Zo fungeerde Yvonne Sinkeldam, senior adviseur bij Rijnbrink, als sparringpartner en toetssteen voor Liz. ‘Yvonne is al sinds 2018 bij ons Digitaalhuis betrokken. Het is fijn om iemand te hebben die geen belang heeft, ziet wat er gebeurt en mij vanaf de zijlijn bij de les kan houden. Daar heb ik veel aan gehad. Want als je zelf onderdeel bent van het proces ben je niet altijd in staat om daar – met afstand – naar te kijken. Dat heb ik, tijdens een workshop, ook anderen meegegeven. Wil je je diensten aanbieden aan bibliotheken die het certificeringstraject doorlopen? Zorg er dan voor dat er iemand is die zich verbindt aan de coördinator. Neem de regie vooral niet over, maar denk mee, bied ondersteuning. Bijvoorbeeld bij het maken van de rapportage, die als basis dient voor de gesprekken op de auditdag, heeft Yvonne kritisch meegelezen en de teksten waar nodig verbeterd.
Ook bij de zelfevaluatie van de bblthk heeft Yvonne een belangrijke rol vervuld. ‘Die zelfevaluatie doe je niet alleen’, vervolgt Liz, ‘die doe je samen met de partners. En ik wilde daar zelf graag aan deelnemen. Dus ja, dan kun je niet ook nog de rol van voorzitter op je nemen. Toen we samen bezig waren met de voorbereiding kwam dit als de meest praktische oplossing naar boven. Voordeel voor mij was dat Yvonne de partners al kende. En voordeel voor Yvonne is dat ze haar ervaringen kan toepassen bij de begeleiding van toekomstige certificeringstrajecten.’
De auditdag zelf vond Liz spannend. ‘Van tevoren heb je gesprekken met alle deelnemers, bereid je hen voor op wat hen te wachten staat en geef je hen mee dat ze zich vrij moeten voelen om dat te zeggen wat ze willen zeggen. Maar ja, welke conclusies trekt de auditor uiteindelijk? Dat voelde als een examen.’
Resultaten
‘Vier belangrijke resultaten’, antwoordt Liz op de vraag wat de certificering de organisatie heeft gebracht. ‘Als eerste de versterking van de samenwerking met de partners. Daar heeft vooral hun deelname aan de zelfevaluatie aan bijgedragen. Zij moesten hun aandeel binnen het Digitaalhuis expliciet maken en dus goed nadenken wat die is of, op termijn, kan zijn. Die bewustwording werd door iedereen als erg positief ervaren. Ten tweede hebben we nu beter zicht op de processen die nog niet goed lopen en wat we er aan kunnen doen om ze te verbeteren. Als derde en zeker niet minste resultaat hebben we beter zicht gekregen op de functie en het takenpakket van de Digitaalhuis-docent. Onze conclusie is dat zij zich – willen we de kwaliteitsslag maken die ons voor ogen staat – moet focussen op haar kerntaken. En tot slot, niet onbelangrijk, heb ik ook mijn rol onder de loep moeten nemen. Die kritische blik dwong me om na te denken waar ik mee bezig ben en hoe ik mijzelf daarin kan verbeteren. Dat heb ik als erg waardevol ervaren.’
Adviezen
Voor wie de komende jaren – de certificeringsronde loopt tot en met 2023 – dit traject gaat doorlopen heeft Liz nog een paar adviezen:
- Neem …, nee máák er tijd voor. Het kost veel tijd en het is een illusie dat je dit als ad hoc-projectje kunt aftikken. Knip de zeven normen in stukjes en werk ze stuk voor stuk af. Als ik me gerealiseerd had hoe veel werk dat was, had ik dat zeker gedaan.
- Neem de beleidsambtenaar mee in het proces. Onze gemeente heeft het onderwerp laagtaalvaardigheid altijd omarmd en is actief lid van het Digitaalhuis. In ons geval was hun deelname geen issue. Maar is je relatie op dit vlak nog niet zo sterk … maak er werk van.
- En als laatste: verslap niet! Tot op de laatste dag, dus ook na de auditdag, terwijl de auditor het beoordelingsrapport schreef, kreeg ik nog vragen over stukken die ontbraken of belde de auditor om iets te verifiëren. En dan moet je à la minute in actie komen. Blijf dus bij de les!
Klik hier voor meer informatie over de certificering van (Digi)Taalhuizen. Ook op zoek naar ondersteuning in dit traject of wil je meer informatie? Neem contact op met Paul Hulman, programmalijncoördinator bij Rijnbrink.
